Практичне заняття №1. Основи документообігу. Документи та документообіг

• Виконання роботи.
  • Домашнє завдання до практичного заняття.
    1. Називати:
       • Логічні елементи тексту (вступ, доказ, закінчення) та порядок їх викладення.
       • Правила оформлення сторінки (поля, відступи, шрифт).
       • Оформлення списку джерел (література).
    2. Підготувати в зошиті (письмово) тези по одному з вказаних вище питань з вказанням списку джерел (не менше 5, з них не менше 3 - друковані видання).
    
    
    
  • Порядок виконання роботи.
    1. Відкрити зошит. Занести туди тему заняття.
    2. Створити на диску Е:\ (або D:\) папку «112-1» або «112-2». В своїй папці створити документ Microsoft Word «Заняття 1», куди занести тему заняття: «Основи документообігу».
    3. Встановити параметри сторінки, які використовуються для створення ділових документів (домашнє завдання).
    4. Перенести з зошита тези і список літератури (домашнє завдання).
    5. Створити на новій сторінці документ (вибрати один) із такого переліку:
       1. Довідка.
       2. Звіт.
       3. Автобіографія.
    6. Створити новий документ «Резюме» за допомогою шаблону.
    7. Набрати текст:

       

    8. Для першого абзацу за допомогою Маркеру
       • відступ першого рядка - встановити на відмітці 2
       • а маркер - відступ праворуч - встановити на відмітці 5.
    9. Для третього рядка зробити вирівнювання По правому краю.
    10. Для другого абзацу зробити вирівнювання - по центру, а для третього - по ширині.
    11. Для першого абзацу встановити подвійний міжрядковий інтервал.
    12. Набрати текст:

        

    13. Скопіювати першу строку в кінець документу та зробити колір написання - синій.
    14. Для третьої строки зробити розмір шрифту 18 Arial Black.
    15. Зберегти роботу та розмістити у G-класі.
    16. Вимкнути комп'ютер.

Приклади документів

• Приклад заяви
  
• Приклад автобіографії
  
• Приклад характеристики
  
• Приклад оформлення тез зі списком літератури
  

Лекція №3 (2 год)

Основи електронного документообігу. Документи документообіг. Електронний документообіг.

1. Поняття документа. Електронний документ.

   Обробка текстів

   Текстові процесори широко використовуються в комп'ютерному світі для підготовки статей, дисертацій, статей для журналів і книг.

   Перевага текстових процесорів полягає в тому, що вони дозволяють описувати саме те, що ви хочете. Вони дозволяють також редагувати початковий текст будь-яким текстовим редактором і потім конвертувати в різні формати.

   Текст — послідовність графічних або звукових мовних знаків, обмежена єдиним призначенням. Обробка текстів — процес введення, розпізнавання, зберігання, редагування, форматування і друку текстів.

   Текстова база даних — база даних, записи в якій містять (головним чином) текст на природній мові.

   Гіпертекст (Hypertext) — принцип організації інформаційних масивів, при якому окремі інформаційні елементи зв'язані між собою асоціативними відносинами, що забезпечують швидкий пошук необхідної інформації і/або проглядання взаємозв'язаних даних.

   Обробка природної мови — загальний напрям штучного інтелекту і математичної лінгвістики. Воно вивчає проблеми комп'ютерного аналізу і синтезу природних мов.

   Аналіз тексту — процес отримання високоякісної інформації з тексту на природній мові.

   Поняття документа

   Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Він використовується в різних галузях діяльності суспільства, галузях знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому поняття «документ» — багатозначне і залежить від того, в якій галузі й з якою метою його використовують.

   Службова документація охоплює всі аспекти виробничої діяльності, тому для розв'язання управлінських завдань у будь-якій сфері значний час витрачається на роботу з документами

   Документ — це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

   Документ — це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

   Документом називають все те, що використовується для реєстрації, передачі та збереження інформації про будь-який предмет. Це матеріальний вияв певного факту чи певної ідеї або ж матеріальне свідоцтво, на якому базуються при затвердженні факту чи ідеї. Подібно до того, як матеріальне виробництво створює продукти, адміністративне управління створює документи, кількість яких безперервно зростає разом із зростанням матеріального виробництва.

   Робота з документами є невід'ємною частиною діяльності будь-якої організації. Документ є візитною карткою, додатковою рекламою, частиною іміджу підприємства, організації, фірми тощо. Соціальна функція ділового мовлення (письмового та усного) дуже важлива: ділове мовлення використовується у суспільних відносинах людей, слугує для взаємозв'язків у галузі політичних, економічних, соціальних і культурних відносин. Якість службового документа безпосередньо впливає на характер виробничої діяльності та на її результати, і від ефективності роботи з документами значною мірою залежать успіхи кожної організації. Тому з появою документів почалась регламентація роботи з ними, яку тепер прийнято називати діловодством, або справочинством.

   Кожен документ має свій зміст і належить до певного типу.

   Оригінал службового документа — примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи.

   Оригіналом електронного документа, відповідно до ст. 7 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до цього закону.

   Електронний документ

   Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

   Властивості електронного документа

   Електронний документ характеризується змістом, контекстом та структурою.

   Зміст електронного документа — це текстові та графічні частини, що складають документ.

   Контекст електронного документа — інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами.

   Структура електронного документа:

   • внутрішня структура — це структура змістовної частини документа;
   • зовнішня структура — це структура середовища, в якому існує електронний документ (носій інформації, формат файлу тощо).

   Електронний документ визначається своїми метаданими.

   Метадані — це дані, що пов'язані та стосуються електронного документа, містять інформацію про його соціальну визначеність та розуміння змісту, контексту, структури. Метадані електронного документа мають елементи юридичних, ділових, організаційних, процедурних доказів цілісності електронного документа та його автентичності для авторів, користувачів та дослідників. Метадані є обов'язковим елементом процесу зберігання електронного документа.

   Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

   Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

   • свідоцтва про право на спадщину;
   • документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
   • в інших випадках, передбачених законом.

   В Україні використання електронних документів та цифрових підписів регулюється на підставі Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та Закону України «Про електронний цифровий підпис»

   Електронний цифровий підпис (ЦЕП) (digital signature) — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати особу, яка підписала документ. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

   Надійний засіб електронного цифрового підпису — засіб електронного цифрового підпису, що має сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації.

   Одним із елементів обов'язкового реквізиту є електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора та/або підписанта електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу.

   Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник з електронним цифровим підписом автора.

   Призначення ЕЦП

   Електронний цифровий підпис призначений для використання фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу:

   • для ідентифікації підписанта;
   • для підтвердження цілісності даних в електронній формі.

   ЕЦП як спосіб ідентифікації підписанта електронного документу, дозволяє однозначно визначати походження інформації (джерело інформації), що міститься у документі. Завдяки цьому ЕЦП є також надійним засобом розмежування відповідальності за інформаційну діяльність у суспільстві, зокрема, відповідальності за дезінформування.

   Механізм ЕЦП

   Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. За правовим статусом він прирівнюється до власноручного підпису (печатки). Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

   За умови правильного зберігання власником секретного (особистого) ключа його підробка неможлива. Електронний документ також не можливо підробити: будь-які зміни, несанкціоновано внесені в текст документу, будуть миттєво виявлені.

2. Призначення та класифікація документів.

   Призначення та класифікація документів

   Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема належність зафіксованої в ньому інформації до певного предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виокремлюють різні види документів:

   1. За найменуванням — заява, лист, телеграма, службова записка, протокол тощо.
   2. За походженням — службові (офіційні) та особисті документи.
      • Службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють.
      • Особисті документи створюють окремі особи, вони не стосуються сфери їхньої службової діяльності.
   3. За призначенням —
      • щодо особового складу (заява, автобіографія, резюме, наказ),
      • довідково-інформаційні (довідка, службова записка, протокол, витяг із протоколу, телеграма, факс, стаття),
      • обліково-фінансові (акт, доручення, розписка, список, таблиця),
      • розпорядчі (постанова, ухвала, вказівка, розпорядження),
      • організаційні (положення, статут, інструкція),
      • господарсько-договірні (договір підряду, трудова угода, контракт).
   4. За формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нетипові).
      • Стандартні документи мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за однаковими правилами.
      • Індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для вирішення проблем в окремих ситуаціях. їх друкують або пишуть від руки.
   5. За терміном виконання:
      • звичайні безстрокові,
      • термінові,
      • дуже термінові.
   6. За ступенем гласності:
      • для загального користування,
      • для службового користування,
      • таємні,
      • цілком таємні.
   7. За стадіями створення — оригінали й копії.
      • Оригінал — основний вид документа, перший і єдиний його примірник.
      • Копія — це точне відтворення оригіналу. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат.
      • Відпуск — повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника.
      • Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, роблять витяг.
      • Дублікат — це другий примірник документа, виданий у зв'язку з втратою оригіналу.
      Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.
   8. За терміном зберігання:
      • тимчасового (до 10 років),
      • тривалого (понад 10 років),
      • постійного зберігання.

3. Документообіг. Електронний документообіг.

   Документообіг

   Документообіг — це рух документів в установі від моменту створення або від одержання зі сторони до моменту передачі на зберігання до архіву.

   Українське законодавство надає наступне визначення терміну: документообіг в установі - рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

   Обсяг документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

   Основні етапи документообігу:

   • прийом вхідної кореспонденції;
   • обробка та реєстрація документів;
   • контроль виконання документів;
   • обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

   Загальна кількість документів кожного потоку за певний період часу (місяць, квартал, рік) становить обсяг документообігу.

   Електронний документообіг

   Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

   Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Це тлумачення визначено у статті 9 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року N 851-ІУ

   Основні принципи електронного документообігу:

   • Однократна реєстрація документа
   • Паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання
   • Безперервність руху документа
   • Єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів і що виключає дублювання документів
   • Ефективно організована система пошуку документа

   Відправлення та передавання електронних документів

   Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

   Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

   Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.

   Одержання електронних документів

   Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу. Якщо попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

   У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

   Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

   Перевірка цілісності електронного документа

   Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

   Зберігання електронних документів та архіви електронних документів

   Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

   Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

   У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати Загальні вимоги до укладання та оформлення документів.

4. Загальні вимоги до укладання та оформлення документів.

   Документ має відповідати таким основним вимогам:

   • видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;
   • не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;
   • бути максимально точним, достовірним і переконливим;
   • бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;
   • містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;
   • бути придатним для тривалого зберігання.

   Текст має бути логічним послідовним, диференційованим за сферами спілкування, відзначатися доведеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа.

   Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов’язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ.

   Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку.

   У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершується знаком оклику, текст починається з абзацу із великої літери.

   Важливе значення має питання мовного етикету, особливо тепер, коли відбуваються зміни у виробничих відносинах окремих підприємств та установ. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листів-прохань, листів- вимог, листів-презентацій, бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами.

   Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції - Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.

   Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом’якшують тон спілкування. Наприклад: На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.

   Займенник Ви в листах, офіційних документах пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата. Але надмірна ввічливість як і нав’язування своїх методів чи принципів у розв’язанні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату.

   Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

   При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

   1. інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
   2. має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
   3. у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

   Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

   Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документу юридичної сили.

   До ділового листа пред'являються наступні загальні вимоги.

   Діловий лист:

   • Має бути коротким, конкретним, логічним, однозначним, що не допускає різне тлумачення викладеного;
   • Пишеться в офіційному стилі і нейтральному тоні, без емоційних фраз і висловлювань;
   • Повинен мати переконливу аргументацію;
   • Не повинен мати орфографічних і синтаксичних помилок.

   Лист повинен містити заголовок у вигляді роз'яснення того, якого питання воно присвячене. Наприклад, "Про поставку обладнання", "Про підвищення кваліфікації інженерів технічної служби" і т.п.

   Це необхідно для прискорення роботи з вхідними документами організації- адресата, в якій, насправді, зацікавлені обидві сторони - і організація-відправник, і адресат. Якщо заголовок не сформульована, то для того щоб зрозуміти про що лист, якому посадовцю його потрібно передати для відповіді і виконання, може знадобитися багато часу.

   Крім того, є ймовірність помилки, якщо людина, що працює з вхідною в організацію кореспонденцією, не зрозуміє про що йде мова в листі. У такому випадку також відбувається затримка в часі, поки лист передається з відділу у відділ у пошуках справжнього адресата. Цілком можливо, що лист буде втрачено.

5. Реквізити документа.

   Реквізити документа

   Реквізит - вихідні дані документа, його складові, відсутність яких позбавляє діловий папір юридичної сили.

   Усього за Державним стандартом 6.39-72 нараховується 31 реквізит:

   1. Державний герб.
   2. Емблема організації чи підприємства.
   3. Зображення державних винагород.
   4. Код підприємства, установи, організації.
   5. Код форми документа.
   6. Назва міністерства або відомства.
   7. Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа.
   8. Назва структурного підрозділу.
   9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса.
   10. Назва виду документа.
   11. Дата.
   12. Індекс.
   13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.
   14. Місце складання або видання.
   15. Гриф обмеження доступу до документа.
   16. Адресат.
   17. Гриф затвердження.
   18. Резолюція.
   19. Заголовок до тексту.
   20. Відмітка про контроль.
   21. Текст.
   22. Відмітка про наявність додатка.
   23. Підпис.
   24. Гриф узгодження.
   25. Візи.
   26. Печатка.
   27. Відмітка про засвідчення копій.
   28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
   29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.
   30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
   31. Відмітка про надходження.

   Серед реквізитів документа, визначених Держстандартом, є обов’язкові, основні, без яких документ не матиме юридичної сили.

   Вимоги до оформлення обов’язкових реквізитів:

   1. Назва (вид) — це слово або словосполучення, яке пишеться великими літерами і проставляється в абсолютному початку документа чи після деяких інших реквізитів. Саме назва визначає змістову і формальну структуру.
   2. Заголовок — це стислий виклад того, про що йдеться в документі, основне призначення якого - прискорити ознайомлення з документом і його обробку. Вимоги до заголовка: точність, лаконізм, якнайповніше розкриття змісту всього документа. Заголовок починається словом “про”.
   3. Адресат — інформація про те, кому призначений документ і поштова адреса. Усі складові частини пишуться в називному відмінку, з нового рядка, з одного положення, з великої літери; посада, звання, прізвище особи — у давальному відмінку.
   4. Дата — обов’язковий реквізит, який указує на день підписання чи затвердження документа. Реквізит має три варіанти запису:
      • а) цифровий - 09.05.2012;
      • б) словесно-цифровий - 09 травня 2012 року;
      • в) словесний - дев’яте травня дві тисячі дванадцятого року.
      Місце дати - ліворуч у верхній частині, якщо документ укладається на офіційному бланку, унизу лівої частини документа на одному рядку з підписом - якщо документ укладається на чистому аркуші паперу.
   5. Текст — обов’язковий реквізит, у якому викладається основний зміст документа. Текст документа може складатися з параграфів, пунктів й окремих абзаців. Найзагальніші вимоги до тексту документа:
      • об’єктивність,
      • логічна послідовність,
      • переконливість,
      • лаконізм,
      • композиційна стрункість
      . Автор-укладач мусить уміти виділити головне, навести аргументи, підкріпити їх фактами, цифрами. Умовно текст можна поділити на дві частини:
      • у першій - обґрунтування,
      • у другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження.
   Нумерація сторінок — реквізит, який вказує на обсяг документа. Цей реквізит використовується тоді, коли документ має дві й більше сторінок. Нумерація здійснюється арабськими числами посередині верхнього поля на відстані не менше 10 мм від верхнього краю без будь-яких пунктуаційних знаків і символів (коли документ пишеться з одного боку аркуша). Якщо документ пишеться з обох сторінок аркуша - у правому верхньому кутку - непарні числа, у лівому верхньому - парні.
   6. Підпис — обов’язковий реквізит, що засвідчує законність документа, відповідальність особи за його зміст і наслідки дії документа, ставиться в абсолютному кінці документа. Обов’язкові складники підпису - назва посади (зліва), підпис (середина аркуша), ініціали і прізвище (справа, у дужки не береться). Якщо документ підписує кілька осіб, підписи розташовуються у послідовності ієрархії посад:

      	Ректор
      	Проректор з навчальної роботи
      	Декан

      Якщо документ підписали особи, які обіймають рівнозначні посади, то їх підписи розташовуються на одному рівні:

      Завідувач кафедри					Завідувач кафедри
      українознавства						історії України
      	В.В.Онищук							А.І.Заболотний

      Коли документ укладено комісією, то позначаються не посади осіб, що підписали, а розподіл їх обов’язків у складі комісії:

      Голова комісії 					І.К.Іваненко
      Члени комісії 					М.С.Ярош

   7. Печатка - реквізит, що засвідчує документ і права осіб, які його підписали. Вимоги до реквізиту:
      • гербова печатка використовується під час засвідчення юридичних чи фізичних прав особи, у документах фінансової чи матеріальної відповідальності;
      • проста (квадратна, трикутна, кругла) печатка прикладається до документів, що виходять за межі організації, довідок, розмножених копій, примірників.

   Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів називається формуляром документа.

   Формуляр документа, надрукований на аркуші паперу, називається бланком документа.

6. Електронний офіс.

   Електронний офіс

   Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.

   Передбачається, що електронний офіс дозволить:

   • відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;
   • удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;
   • відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.

   Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.

   Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.

   Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії:

   • електронізація;
   • організація.

   Електронний офіс завдяки електронній пошті та ПЕОМ збільшує можливості забезпечення безпосередньої взаємодії людей (аналогічно традиційному офісу), не потребуючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного приміщення.

   Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації.

   Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

   Незважаючи на порівняно невеликий час, концепція електронного офісу вже пройшла у своєму розвитку два етапи. В даний час успішно реалізується третій. Для першого етапу була характерна орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, здійснюваних секретарями або технічним персоналом офісу, установи. Характерним прикладом таких операцій є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їхньому виконанні були створені так звані пристрої обробки текстів (організаційні автомати), що дозволяють швидко виправляти і редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.

   На другому етапі розвитку автоматизованих офісів окремі пристрої поєднувалися за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу, що давало змогу здійснювати ряд додаткових функцій, зокрема: автоматизований зв'язок між різними робочими місцями, спільна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів та ін.

   Третій етап розвитку електронних (автоматизованих) офісів пов'язаний із широким застосуванням ПК і створенням на їхній основі автоматизованих робочих місць (АРМ). АРМ поєднуються за допомогою комунікаційних засобів в єдину систему (мережу), що має доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз дан­их, а також до зовнішніх джерел інформації. При цьому значно прискорюється можливість інформаційного обміну між користувачами мережі, автоматизуються деякі традиційні операції, зв'язані з прийомом і відправленням кореспонденції та інших документів каналами зв'язку.

   Типове АРМ складається з ПК, обладнаного при необхідності додатковими пристроями, що розширюють його функціональні можливості, і периферійного устаткування (принтера, сканера, графобудівника). Крім того, кожне робоче місце обладнане оргтехнікою відповідною до функцій, які виконуються на даному робочому місці (див. табл. 1).

   Для кожного працівника (групи працівників) розробляється й обладнується АРМ, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій керування. Така орієнтація реалізується на основі вибору й установки відповідного програмного забезпечення.

   Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) являються першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.

   Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп'ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв'язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп'ютерах, а потім і в мережах.

   Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.

   Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.

   Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується.

   Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).

7. Оптичне розпізнавання тексту (OCR-технології).

   OCR - технології

   Оптичне розпізнавання тексту (optical character recognition, OCR) — це механічне або електронне переведення зображень рукописного, машинописного або друкованого тексту в послідовність кодів, що використовуються для представлення в текстовому редакторі.

   Розпізнавання широко використовується для конвертації книг і документів в електронний вигляд, для автоматизації систем обліку в бізнесі або для публікації тексту на веб-сторінці.

   Оптичне розпізнавання тексту дозволяє редагувати текст, здійснювати пошук слова або фрази, зберігати його в компактнішій формі, демонструвати або роздруковувати матеріал, не втрачаючи якості, аналізувати інформацію, а також застосовувати до тексту електронний переклад, форматування або перетворення в мовлення. Оптичне розпізнавання тексту є досліджуваною проблемою в галузях розпізнавання образів, штучного інтелекту і комп'ютерного зору.

   Системи оптичного розпізнавання тексту вимагають калібрування для роботи з конкретним шрифтом; у ранніх версіях, для програмування було необхідно зображення кожного символу, програма одночасно могла працювати тільки з одним шрифтом.

   Зараз найпоширеніші так звані «інтелектуальні» системи, що розпізнають більшість шрифтів із високим ступенем точності. Деякі системи оптичного розпізнавання тексту здатні відновлювати вихідне форматування тексту, включаючи зображення, колонки й інші нетекстові компоненти.

   Програми розпізнавання

   Назва	Операційні системи
   ExperVision TypeReader & RTK	Windows, Mac OS X, Unix, Linux, OS/2
   ABBYY FineReader	Windows; Linux, Mac OS (не для кінцевого споживача)
   OmniPage	Windows, Мас OS
   Microsoft Office Document Imaging	Windows, Mac OS X
   Microsoft Office OneNote 2007	Windows
   SimpleOCR	Windows
   SmartScore	Windows, Mac OS
   NewOCR.com	інтерфейс: Браузер
   img2txt.com	інтерфейс: Браузер

8. Правовий захист інформації.

   Елемент правового захисту інформації передбачає:

   • наявність в засновницькій та організаційних документах фірми, контрактах, що укладаються із співробітниками, і в посадових інструкціях положень та зобов'язань по захисту відомостей, що складають таємницю фірми і її партнерів;
   • формулювання і доведення до відома всіх співробітників фірми механізму правової відповідальності за розголошення конфіденційних відомостей.

   В правовий елемент системи захисту може також включатись страхування цінної інформації від різних ризиків.

   Елемент організаційного захисту інформації містить міри управлінського та обмежувального характеру, які спонукають персонал дотримуватися правил захисту конфіденційної інформації і включає в себе:

   • формування і регламентацію діяльності служби безпеки фірми, забезпечення цієї служби нормативно-методичними документами по організації і технології захисту інформації;
   • регламентацію та регулярне оновлення переліку (списку) цінної, конфіденційної інформації, яка підлягає захисту, складання і ведення переліку конфіденційних документів фірми;
   • регламентацію системи (ієрархічної схеми) обмеження доступу персоналу до конфіденційної інформації;
   • регламентацію технології захисту і обробки конфіденційних документів фірми;
   • побудова захищеного традиційного або безпаперового документообігу;
   • побудова технології документування цінної інформації, складання, оформлення, виготовлення і видавництва конфіденційних документів;
   • побудова технологічної системи обробки і збереження конфіденційних документів;
   • організацію архівного зберігання конфіденційних документів; регламентацію захисту цінної інформації фірми від несанкціонованих дій персоналу;
   • порядок і правила роботи персоналу з конфіденційними документами і інформацією, контроль за виконанням всіма співробітниками цього порядку і правил;
   • відбір персоналу для роботи з конфіденційною інформацією, навчання та інструктування співробітників;
   • порядок захисту інформації при веденні переговорів, проведенні нарад по конфіденційним питанням, прийомі відвідувачів, здійснення рекламної, виставочної та іншої діяльності;
   • регламентацію аналітичної роботи по виявленню загроз цінній інформації фірми і каналів витоку інформації;
   • обладнання і атестацію приміщень і робочих зон, виділених для здійснення конфіденційної діяльності, ліцензування технічних систем і засобів захисту інформації та охорони;
   • регламентацію пропускного режиму на території, в будівлях і приміщеннях фірми, ідентифікацію персоналу та вантажу;
   • регламентацію системи охорони території, будівлі, приміщень, обладнання, грошових засобів, транспорту і персоналу фірми;
   • регламентацію організаційних питань експлуатації технічних засобів захисту інформації і охорони;
   • регламентацію дій служби безпеки і персоналу в екстремальних ситуаціях;
   • регламентацію роботи по управлінню системою захисту інформації фірми.

   Елемент організаційного захисту є стержнем, який зв'язує в одну систему всі інші елементи.

   Центральною проблемою при розробці методів організаційного захисту інформації є формування дозвільної (обмежувальної) систем і доступу персоналу до конфіденційних відомостей, документів і баз даних.

   Важливо чітко і однозначно встановити:

   • хто,
   • кого,
   • до чого,
   • коли,
   • на який період і як допускає.

   Дозвільна система доступу вирішує наступні задачі:

   • забезпечення співробітників всіма необхідними для роботи документами і інформацією;
   • обмеження кола осіб, які допускаються до конфіденційних документів;
   • виключення не санкціонованого ознайомлення з документу.

Лекція №4 (2г)

Основи електронного документообігу. Технічні та програмні засоби обробки документів та інформації.

1. Технічні засоби обробки інформації

   Технічні засоби обробки інформації

   Технічні засоби обробки інформації призначені для приймання, накопичення, зберігання, пошуку, перетворення, відображення та передавання інформації.

   Допоміжні засоби — це обладнання, що забезпечує працездатність основних засобів, а також обладнання, що полегшує і робить управлінський працю комфортніше. До допоміжних засобів обробки інформації належать засоби оргтехніки та ремонтно-профілактичні засоби.

   Основні засоби — це знаряддя праці з автоматизованої обробки інформації. Відомо, що для управління тими чи іншими процесами необхідна певна управлінська інформація, що характеризує стан і параметри технологічних процесів, кількісні, вартісні і трудові показники виробництва, постачання, збуту, фінансової діяльності тощо До основних засобів технічної обробки відносяться: засоби реєстрації та збору інформації, засоби прийому та передачі даних, засоби підготовки даних, засоби введення, засоби обробки інформації та засоби відображення інформації.

   Засоби обробки інформації відіграють найважливішу роль в комплексі технічних засобів обробки інформації. До засобів обробки можна віднести

   Засоби відображення інформації використовують для виведення результатів обчислення, довідкових даних і програм на машинні носії, друк, екран і так далі. До пристроїв виведення можна віднести монітори, принтери і плотери.

   Монітор — це пристрій, призначений для відображення інформації, що вводиться користувачем з клавіатури або виводиться комп'ютером.

   Принтер — це пристрій виведення на паперовий носій текстової та графічної інформації.

   Плотер — це пристрій виведення креслень і схем великих форматів на папір.

   В даний час є різноманітні пристрої, що виконують ці функції в складі комп'ютера. Вони забезпечують введення в комп'ютер даних в різних формах: чисел, текстів, зображень, звуків. Пристрої введення перетворюють цю інформацію з форми, зрозумілою людині, в цифрову форму, сприйняту комп'ютером.

   Клавіатура — комп'ютерний пристрій, яке розташовується перед екраном дисплея і служить для набору текстів і управління комп'ютером за допомогою клавіш, які перебувають на клавіатурі.

   Мікрофон використовується для введення звукової інформації, підключається до входу звукової карти.

   Сканер — пристрій для перекладу графічної інформації в цифрову.

   Веб-камера — малорозмірна цифрова відео або фотокамера, здатна в реальному часі фіксувати відеозображення, призначені для подальшої передачі по комп'ютерній мережі.

   Сенсорний екран — пристрій введення інформації, що представляє собою екран, що реагує на дотики до нього.

   Способи обробки даних

   Відрізняються такі способи обробки даних: централізований, децентралізований, розподілений і інтегрований.

   При централізованому способі користувач доставляє на обчислювальний центр (ОЦ) дані і отримують результати обробки. Особливістю такого способу обробки є складність і трудомісткість налагодження швидкого, безперебійного зв'язку, велика завантаженість ОЦ, а також організація безпеки системи.

   Децентралізована обробка виникла з появою ПЕОМ, що дають можливість автоматизувати конкретне робоче місце.

   Розподілений спосіб обробки даних заснований на розподілі функцій обробки між різними ЕОМ, включеними в мережу. Переваги розподіленого способу: можливість обробляти в заданий термін будь-який обсяг даних; висока ступінь надійності; скорочення часу і витрат на передачу даних; підвищення гнучкості систем.

   Інтегрований спосіб обробки інформації передбачає створення інформаційної моделі керованого об'єкта, тобто створення розподіленої бази даних. Такий спосіб забезпечує максимальну зручність для користувача. З одного боку, бази даних передбачають колективне користування і централізоване управління. З іншого боку, обсяг інформації, різноманітність вирішуваних завдань вимагають розподілу бази даних. Технологія інтегрованої обробки інформації дозволяє поліпшити якість, достовірність і швидкість обробки, тому що обробка проводиться на основі єдиного інформаційного масиву, одноразово введеного в ЕОМ. Особливістю цього способу є відділення технологічно і за часом процедури обробки від процедур збору, підготовки і введення даних.

   Тест
2. Засоби обробки текстової інформації та програмне забезпечення.

   Засоби обробки текстової інформації та програмне забезпечення

   Обробка інформації — вся сукупність операцій (збирання, введення, записування, перетворення, зчитування, зберігання, знищення, реєстрація), що здійснюються за допомогою технічних і програмних засобів, включаючи обмін по каналах передачі даних.

   Незважаючи на широкі можливості використання комп'ютерів для обробки самої різної інформації, найпопулярнішими як і раніше залишаються програми, призначені для роботи з текстом. При підготовці текстових документів на комп'ютері використовуються три основні групи операцій:

   • Операції введення. Дозволяють перенести вихідний текст з його зовнішньої форми в електронний вигляд, тобто у файл, що зберігається на комп'ютері. Введення може здійснюватися не тільки набором за допомогою клавіатури, але і шляхом сканування паперового оригіналу і подальшого перекладу документа з графічного формату в текстовий (розпізнавання).
   • Операції редагування (правки) дозволяють змінити вже існуючий електронний документ шляхом додавання або видалення його фрагментів, перестановки частин документа, злиття декількох файлів, розбиття єдиного документа на декілька більш дрібних і т.д.

     Введення і редагування при роботі над текстом часто виконуються паралельно. При введенні і редагуванні формується зміст текстового документа.

   • Оформлення документа задають операціями форматування. Команди форматування дозволяють точно визначити, як буде виглядати текст на екрані монітора або на папері після друку на принтері.

   Основними функціями текстових редакторів і процесорів є:

   1. введення і редагування символів тексту;
   2. можливість використання різних шрифтів символів;
   3. копіювання і перенесення частини тексту з одного місця на інше або з одного документа в інший;
   4. контекстний пошук і заміна частин тексту;
   5. завдання довільних параметрів абзаців і шрифтів;
   6. автоматичне перенесення слів на новий рядок;
   7. автоматичну нумерацію сторінок;
   8. обробка та нумерація виносок;
   9. створення таблиць і побудова діаграм;
   10. перевірка правопису слів і підбір синонімів;
   11. побудова змістів і предметних покажчиків;
   12. роздруківка підготовленого тексту на принтері і т.п.

   Додатковими функціями текстових редакторів і процесорів є:

   1. підтримка різних форматів документів;
   2. можливість роботи з декількома документами одночасно;
   3. вставка і редагування формул;
   4. автоматичне збереження редагованого документа;
   5. робота з багатьма колонками тексту;
   6. можливість роботи з різними стилями форматування;
   7. створення шаблонів документів;
   8. аналіз статистичної інформації.

   Тест
3. Редагування текстів на ЕОМ.

   Редагування текстів на ЕОМ

   Редактори текстів на ЕОМ — це найбільш зручний засіб для підготовки різного роду документів і створення архівів документів на ЕОМ.

   Набір текстів на клавіатурі комп'ютера проводиться так само, як і на друкарських машинках. Але при цьому тексти виводяться не на папір, а на екран дисплея, на якому і проводяться всі виправлення. Якщо текст великий, то на екрані буде видно тільки його частину, а весь текст буде зберігатися в пам'яті ЕОМ.

   Виправлення в тексті на персональних комп'ютерах можна вносити неодноразово. Вставка або заміна символів і слів проводиться набором їх на клавіатурі. Видалення символів і слів виконується натисканням клавіші Del або Bs. Аби змінити режим вставка/заміна, натискається клавіша Ins. Видалення рядків і вставка нових рядків проводяться виділенням їх на екрані з наступним натисканням клавіші Del.

   Використовуючи виділення фрагментів текстів на екрані комп'ютера, їх можна переносити з одного місця тексту в інше. Можна виділяти їх курсивом, підкресленням, зміною товщини або виду шрифту.

   У багатовіконних редакторах фрагменти можна переносити з одного тексту в інший. Для цього на екрані одночасно відкривається два або більше текстів відразу в декількох вікнах.

   Пошук текстів на магнітних дисках також проводиться через основне меню зазначенням на слово «файл» (file), а потім на режим «відкриття» (open). Результатом буде поява змісту з іменами файлів і інших каталогів, на які можна вказувати за допомогою мишки або клавіш-стрілок. Натискання клавіші Enter призведе до появи тексту на екрані ЕОМ.

   Запис текстів на диски в редакторах проводять зверненням до основного меню, вказавши на слово «файл» (file). Далі в який з'явився на екрані підміню потрібно вказати вид операції — «запис» (write), а потім ім'я файлу, під яким текст записується на магнітні диски, після чого натискається кнопка введення Enter.

   У багатьох редакторах можна створюватискладні тексти, вставляючи різні таблиці, діаграми, малюнки, фотографії. За допомогою цих засобів можна створювати листи, документи і звіти, зберігаючи їх на магнітних дисках і друкуючи в необхідній кількості примірників.

   Авторські права на твори полягають у наступному:

   1) право на ім'я — в творі має бути присутнім ім'я автора;

   2) право на зміни — тільки автор може вносити зміни в твір;

   3) майнові права — автор є власник створеного твору.

   Автором вважається особа, зусиллями якої створено твір. Автор має права вимагати зазначення свого прізвища на всіх примірниках (копіях) свого твору. Відповідно до закону про авторські права тільки автор може вносити зміни при модифікації твори.

   Захист прав власності на твір фіксується знаком © (copyright — права на копіювання) із зазначенням прізвища або псевдоніма автора. Включення в твір копірайту (знака ©) означає, що ніхто не має права копіювати твори без укладення письмового договору з його автором (авторами).

   Згідно з міжнародним правом на електронні книги, підручники, бази даних і програми для ЕОМ поширюються ті ж авторські права, як і на звичайні літературні твори.

   Використання програм, баз даних, електронних книг і підручників в комерційних цілях можливо тільки при укладанні договорів з власниками авторських прав. Порушники авторських прав зобов'язані відшкодовувати збитки видавцям і авторам творів.

   Тест

Практичне заняття №2
Основи електронного документообігу. Документи та документообіг.

• Перша та друга бригади.
  • Домашнє завдання до практичного заняття.
    1. Письмово дати відповіді на запитання:
       • Для чого використовується горизонтальна та вертикальна лінійка Word?
       • Як зробити колонки в тексті?
       • Що таке буквиця?
       • Що таке об’єкт Word Art?
       • Що таке колонтитул?
    2. Усно дати відповіді на запитання:
       • Як додати до тексту колонтитул?
       • Як зробити буквицю в тексті?
       • Як створити об’єкт WordArt?
       • Як згрупувати графічні об’єкти у Word?
       • Як зробити обтікання графічного об’єкта?
       • Як додати напис до графічного об’єкта?
  • Порядок виконання роботи.
    1. Відкрити зошит. Занести туди тему заняття.
    2. В своїй папці створити документ Microsoft Word «Заняття 2», куди занести тему заняття.
    3. Використовуючи колонки тексту, набрати текст:

       

    4. Додати до документа колонтитул (верхній):
       «Упадок козаччини та українського життя».
    5. Створити на початку документа буквицю - в тексті (перша літера теми заняття), а також після теми заняття вставити символ - §
    6. За допомогою ВСТАВКА-ОБЪЕКТ WORD ART зробити напис:

       

       

       

    7. Створити графічний об’єкт, що має такий вигляд:

       

    8. Зробити параметр графічного об’єкту - згрупувати всі об’єкти, та зробити обтікання - по контуру.
    9. Створити в новому документі бланк службової телеграми, зображений нижче.

       Параметри сторінки задати:

       • усі поля - по 2 см,
       • орієнтація - альбомна,
       • розмір аркуша - А5 (ширина 21 см, висота 14,8 см).

       

    10. Здати роботу викладачеві.

Практичне заняття №3
Основи електронного документообігу. Електронний документообіг.

• Перша та друга бригади.
  • Домашнє завдання до практичного заняття.
    1. Письмово дати відповіді на запитання:
       • Як створити рамку для сторінки?
       • Як створити діаграму?
       • Як зробити сноску до тексту?
       
       
    2. 

       Назву (Математичний вираз) оформити стилем Заголовок1 і додати до змісту (Вставка-Уравнение-).

  • Порядок виконання роботи.
    1. Відкрити зошит. Занести туди тему заняття.
    2. В своїй папці створити документ Microsoft Word «Прізвище.Заняття 3», куди занести тему заняття.
    3. Встановити такі параметри:
       • шрифт: Агіаі 16;
       • параметри сторінки: поле верхнє, нижнє, ліве - 2 см, праве - 1 см;
       • параметри абзацу: перший рядок відступ на 1 см;
       • зробити нумерацію сторінок згори по центру.
    4. Набрати наступний текст, дотримуючись форматування тексту:
    5. Зробити на початку документа буквицю (першу букву на три рядка).
    6. Зробити сноску до слова "Summary" такого змісту: Статистика широко використовується в промисловості.
    7. Змінити колір написання тексту: параграф StatSoft - червоний, Summary(перше речення)- синій, Summary (друге речення) - зелений, Summary (тpeтє речення) - ліловий, Summary (четверте речення) - фіолетовий. Зробити їх написання шрифтом Times New Roman 14, напівжирний курсив.
    8. Використовуючи кнопку Замінити вкладки Головна, зробити заміну STATISTICA на Статистика.
    9. Зробити нижній колонтитул, що містить повну інформацію про заклад, де ви навчаєтесь (назва, адреса, телефон).
    10. Створити верхній колонтитул, де написати своє прізвище, ім’я та номер групи.
    11. Додати в кінець документа таблицю та побудувати на її основі діаграму.

        

        
        
    12. Створити графічний об’єкт:

        

    13. Розмістити кожен фрагмент (StatSoft, Summary, Таблиця. СТРУКТУРА ЗЕМЕЛЬНИХ УГІДЬ ЧАСТИН СВІТУ, Візитна картка) на окремій сторінці. (Вствка-Розрив сторінки)
    14. Зробити міжрядковий інтервал для 1 та 2 сторінки 1,5 рядка.
    15. Виділити кожен заголовок фрагмента (StatSoft, Summary, Таблиця. СТРУКТУРА ЗЕМЕЛЬНИХ УГІДЬ ЧАСТИН СВІТУ, Візитна картка) стилем Заголовок 1.
    16. Створити на першій сторінці зміст. (Ссылки-Оглавление-)
    17. Створити рамку на сторінці.
    18. Здати роботу викладачеві.

Практичне заняття №5
Основи електронного документообігу. Технічні та програмні засоби обробки документів та інформації.

• Перша та друга бригади.

  Домашнє завдання до практичного заняття.

  1. Письмово дати відповіді на запитання:
     • Що таке стилі тексту?
     • Для чого використовуються стилі тексту?
     • На якій вкладці у Word розміщена панель стилів?
  2. Усно дати відповіді на запитання:
     • Як створити новий стиль для тексту?
     • Як створити зміст документу, використовуючи стилі?

  Порядок виконання роботи:

  1. Відкрити зошит. Занести туди тему заняття.
  2. В своїй папці створити документ Microsoft Word «Прізвище-Заняття-5», куди занести тему заняття.
  3. Задати за допомогою панелі iнструментів Параметри сторінки на вкладці Розмітка сторінки такі параметри аркуша:
     • розміри всіх полів - 2см
     • розмір аркуша - A4
  4. На новій сторінці створити фірмовий бланк конкретної організації (назву придумайте):

     

  5. Створити нові стилі (див. Хід робіт). Використовуючи створені стилі, оформити протокол засідання конкретної організації (на новій сторінці).

  Хід роботи:

  З зовнішнього вигляду документу робимо висновок про наявність таких фрагментів, для кожного з яких потрібно сторити свій стиль:

  • назва організації
  • назва документу (протокол)
  • атрибути (дата, номер, місце проведення)
  • учасники (голова, секретар та присутні)
  • пункти протоколу (слухали, виступили, ухвалили)
  • тексти пунктів
  • рядки підпису
  1. Розгорніть групу Стилі та натисніть кнопку Створити стиль.
  2. У вікні Створення стилю за допомогою форматування задаємо такі параметри (решту залишаємо без змін) та натискаємо Ok:
     • Ім'я: Назва організації
     • Оснований на стилі: Звичайний
     • Шрифт: Times New Roman 14пт, напівжирний, усі великі літери
     • Азац: вирівнювання - по центру, інтервал після - 12, міжрядковий інтервал - одинарний

  3. Створюємо решту стилiв:
     • Ім'я: Назва документа
     • Оснований на стилі: Назва організації
     • Шрифт: інтервал - розріджений на 5 пт
     • Азац: інтервал після - 48
     • Ім'я: Атрибути
     • Оснований на стилі: Звичайний
     • Шрифт: Times New Roman 12пт, звичайний
     • Азац: вирівнювання - за шириною, інтервал після - 12, міжрядковий інтервал - одинарний
     • Табуляція: 8,5см, по центру, без заповнювача, 17см, справа, без заповрювача
     • Ім'я: Пункт
     • Оснований на стилі: Присутні
     • Шрифт: усі великі 20
     • Азац: інтервал після - 0, інтервал перед - 12, спеціальний відступ - немає
     • Ім'я: Текст документа
     • Оснований на стилі: Присутні
     • Азац: інтервал після - 0, спеціальний відступ - 1см
     • Ім'я: Підпис
     • Оснований на стилі: Текст документа
     • Азац: інтервал перед - 12
     • Табуляція: 12см, справа, без заповнювача

  4. Розташуйте курсор на початку документа
  5. Обирaємо стиль Назва організації. Вводимо текст з назвою організації і натискаємо Enter
  6. Обирaємо стиль Назва документа. Вводимо текст Протокол і натискаємо Enter
  7. Обирaємо стиль Атрибути. Вводимо текст номер, дату, місце, натискаючи між ними клавішу Tab і натискаємо Enter
  8. Аналогічно набираємо решту протоколу, обираючи стилі у такій послідовності:
     • Присутні
     • Пункт
     • Текст документа
     • Пункт
     • Текст документа
     • Пункт
     • Текст документа
     • Підпис

     

  6. Додати до сторінки заголовок Протокол, використавши стиль Заголовок1
  7. Додати до першої сторінки заголовок Бланк, використавши стиль Заголовок1
  8. На наступній сторінці записати визначення стиля текста і додати до сторінки заголовок Стиль, використавши стиль Заголовок1
  9. На наступній сторінці записати визначення колонтитула і додати до сторінки заголовок Колонтитул, використавши стиль Заголовок1
  10. На наступній сторінці створити зміст документа, використовуючі вкладку ССЫЛКИ➠ОГЛАВЛЕНИЕ
  11. Здати роботу викладачеві
• Теоретичні відомості.
  

  1. Kолонтитули

  Kолонтитули — це області, розташовані на верхньому та нижньому полях документа. Вони можуть містити текст і графічні об’єкти (зазвичай, номери сторінок, час, дату, емблему організації, назву документа, назву файлу). При цьому фрагменти, які містяться у колонтитулах, зображаються (повторюються) на кожній сторінці документа. MS Word 2007 дає змогу розрізняти колонтитули першої сторінки, парних і непарних сторінок документа загалом або кожного розділу документа окремо. Зазначимо, що в MS Excel 2007 робота з колонтитулами здійснюється за тими ж принципами.

  Щоб переключитися в режим роботи з колонтитулами, потрібно натиснути одну з кнопок Верхній колонтитул або Нижній колонтитул групи Колонтитули на закладці Вставлення і вибрати команду Змінити верхній (нижній) колонтитул. Ця дія викличе додаткове знаряддя для колонтитулів – вкладку Конструктор.

  Для створення колонтитула достатньо у виділеній для нього області набрати текст і/або додати графічний об’єкт. Цей фрагмент буде повторюватися на кожній сторінці (або на кожній парній або непарній сторінці) документа або розділу залежно від заданих параметрів колонтитулів (опції групи Параметри).

  Створений колонтитул можна додати до колекції колонтитулів, виділивши його вміст і виконавши команду Зберегти виділений фрагмент до колекції верхніх (нижніх) колонтитулів… з меню кнопки Верхній (нижній) колонтитул групи Колонтитули. Після цього збережений колонтитул буде доступний безпосередньо з меню цих кнопок. У групі Колонтитули знаходиться також кнопка для нумерування сторінок документа – Номер сторінки.

  Кнопки групи Вставитивикористовуються для вставлення у колонтитули дати (з можливістю автоматичного оновлення), експрес-частин та рисунків.

  Для переходу від верхнього колонтитула до нижнього, а також між колонтитулами розділів, використовуються відповідні кнопки групи Навігація. Якщо вміст колонтитула поточного розділу відповідає вмісту колонтитула попереднього розділу, то для автоматичного перенесення налаштувань використовується кнопка Як у попередньому.

  У групі Розташування задаються відстані колонтитулів від верхнього та нижнього країв сторінки та параметри табуляції. У діловодстві колонтитули найчастіше використовуються для створення документів на фірмових бланках.

  2. Робота зі стилями

  Стилі – це набори команд форматування символів та абзаців документа. Якщо виділити фрагмент тексту і вибрати деякий стиль із переліку наявних, то цей фрагмент змінить вигляд згідно з налаштуваннями стилю (якщо фрагмент не виділено, то стиль буде застосований лише до абзацу, в межах якого знаходиться курсор). Користувач може самостійно змінювати параметри існуючих стилів, створювати нові стилі та видаляти непотрібні.

  Стиль для виділеного фрагменту або поточного абзацу (у якому перебуває курсор), обирається на вкладці Основне у групі Стилі. Зображені там у прямокутниках стилі називаються експрес-стилями.

  Якщо потрібний стиль не відображається на панелі – потрібно скористатися стрілками прокручування або натиснути на кнопку Додатково для розгортання групи експрес-стилів.

  Якщо серед експрес-стилів потрібного немає – можна натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+S і вибрати його зі списку Ім’я стилю. Проте у цьому списку доступні тільки ті стилі, які вже використовувались у даному документі. Щоб побачити всі доступні стилі, треба кнопкою розгорнути групу Стилі та відповідним чином налаштувати параметри за допомогою однойменної кнопки.

  Додати стиль до колекції експрес стилів можна, виконавши команду Додати до колекції експрес-стилів з контекстного меню.

  Для того, щоб побачити, як виглядатиме виділений фрагмент після застосування до нього обраного стилю, достатньо затримати вказівник миші на кнопці з назвою цього стилю. Клацання на кнопці стилю призведе до його застосування.

  Створити новий стиль найпростіше на основі готового фрагменту, виділивши його та вибравши з контекстного меню команду Зберегти виділення як новий експрес-стиль. Проте більше можливостей створення стилів пропонує кнопка Створити стиль вікна Стилі. Її натискання відкриє вікно Створення стилів за допомогою форматування, у якому пропонується широкий вибір параметрів налаштування створюваного стилю:

  • Ім’я – унікальна назва стилю.
  • Тип стилю – вказується, до яких елементів тексту застосовуватиметься стиль (абзацу, символу, списку, таблиці).
  • Оснований на стилі – усі елементи форматування вибраного у цьому полі існуючого стилю будуть перенесені на форматування створюваного стилю.
  • Стиль наступного абзацу – вказується у випадках, коли специфіка створюваного стилю така, що наступний абзац завжди повинен бути оформлений іншим конкретним стилем (наприклад, після назви розділу завжди має йти назва параграфа, після рисунка – підпис до нього тощо). За замовчуванням наступний абзац оформлюватиметься на основі цього ж стилю.
  • У блоці Форматування користувачу доступні найбільш уживані кнопки форматування шрифтів та абзаців – гарнітура, розмір, накреслення та колір шрифта, вирівнювання тексту, міжрядковий інтервал, відступи абзаців. Усі застосовані елементи форматування можна переглянути безпосередньо під час створення стилю в області перегляду під інструментами форматування.
  • Додати до списку експрес-стилів – активізація цієї опції відкриє доступ до створеного стилю через групу експрес-стилів.
  • Оновлювати автоматично – якщо активізувати цю опцію, то після застосування нових елементів форматування до тексту документу, оформленого на основі цього стилю, відповідні зміни будуть внесені до самого стилю і до всіх інших фрагментів документа, оформлених на його основі.
  • При положенні перемикача в позиції Лише в цьому документі створений стиль буде доступний лише під час роботи з активним документом, а позиція Нові документи на основі цього шаблону відкриває доступ до стилю з будьякого створеного на комп’ютері документа Word 2007.
  • Кнопка Формат дає змогу задавати додаткові елементи форматування шрифтів і абзаців (яких немає в блоці Форматування), параметри табуляції, нумерованих чи маркованих переліків, меж і зафарбовування (у програмі використовується термін “заливка”), мову документа, параметри обтікання текстом, а також призначити створеному стилю унікальну комбінацію клавіш для його швидкого застосування.
  • Якщо виникає необхідність змінити стиль, то для цього треба вибрати команду Змінити контекстного меню цього стилю.

Практичне заняття №4
Основи електронного документообігу. Електронний документообіг.

• Перша та друга бригади.
  • Домашнє завдання до практичного заняття.
    1. Письмово дати відповіді на запитання:
       • Як вставити таблицю в документ?
       • Як у комірку таблиці Word вставити формулу?
       • Як оформити списки: маркований, нумерований, багаторівневий?
    2. Заповнити таблицю:

       

  • Порядок виконання роботи.
    1. Відкрити зошит. Занести туди тему заняття.
    2. В своїй папці створити документ Microsoft Word «Прізвище-Заняття4», куди занести тему заняття.
    3. Створити верхній колонтитул, де написати своє прізвище, ім’я та номер групи.
    4. Визначити поняття Комерційна таємниця, Конфіденційна інформація та Таємна інформація.(Створити та заповнити наведену нижче таблицю, інформацію взяти з теоретичних відомостей).

       Поняття	Визначення
       Комерційна таємниця
       Конфіденційна інформація
       Таємна інформація

    5. Створити та заповнити таблицю.

       

    6. Порахувати значення стовпчика Виручка та рядка Всього, використовуючи формули (Работа с таблицами ➠ Макет ➠ Дані ➠ Формула). Скопіювати цю таблицю в новий файл з назвою: “Пароль-Прізвище”.

       Натиснути комбінацію клавіш Alt+F9 (у таблиці відобразяться формули). Зробити скрін екрану (клавіша PrintScreen). Вставити скрін нижче таблиці (Ctrl+V). Знову натиснути комбінацію клавіш Alt+F9.
       Зберегти новий файл з паролем на відкриття (див. Теоретичні відомості).
       Пароль встановити — номер групи (наприклад: 107 або 112 — тільки цифри). Продовжити виконання роботи в першому документі.

    7. Створити таблицю та побудувати на її основі діаграму. Для діаграми задати обтікання по контуру.

       

    8. Скопіювати та змінити стиль таблиці.
    9. Здати роботу викладачеві.
       
       Приклад:

       

• Тест
• Теоретичні відомості.

  Відповідно до ст. 28 Закону України «Про інформацію» інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Згідно зі ст. ЗО цього закону інформація з обмеженим доступом поділяється на таємну і конфіденційну.

  Державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані у порядку, встановленому цим Законом, державною таємницею і підлягають охороні державою. Законодавством передбачено три ступені секретності для інформації, що становить державну таємницю: "особливої важливості", "цілком таємно", "таємно".

  Конфіденційна інформація, що є власністю держави, знаходиться в користуванні органів державної влади або органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності. Порядок роботи з документами, що містять конфіденційну інформацію, визначає Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Документам, що містять інформацію згідно з переліками конфіденційної інформації, присвоюється гриф обмеженого доступу "Для службового користування" ("ДСК"), що передбачає допуск до таких документів лише певних категорій працівників. Конфіденційна інформація, що не є власністю дероісави, належить громадянам, юридичним особам, які володіють інформацією ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, одержаною на власні кошти, або такою, яка є предметом їхнього професійного, ділового, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законом таємниці. Власники такої інформації самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї систему (спосіб) захисту. Склад і обсяг таких відомостей та порядок їх захисту визначає суб'єкт господарювання.

  До різновидів конфіденційної інформації, що не є власністю держави, належать комерційна таємниця, банківська таємниця.

  Умовно інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна поділити на ділову та науково-технічну (технологічну) інформацію.

  До ділової інформації належать: відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції; штани та обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торговельних операцій, рівні цін, наявність товарів); відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів); плани рекламної діяльності; списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їх фінансове становище тощо.

  До науково-технічної інформації належать: методи та способи виробництва (особливо нові розробки), нові технології, напрями модернізації відомих технологій та процесів, відомості про конструкції машин та обладнання, креслення, схеми, програмне забезпечення, тощо.

  З метою обмеження доступу до інформації, що містить комерційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства», з зазначенням заходів щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правил роботи з документами.

  На документах, що містять комерційну таємницю, використовують гриф "Комерційна таємниця" ("КТ") або "Конфіденційно" ("Конф.").

  Файл -підготовити - зашифрувати

  

  Обчислення в таблицях MS WORD